1: Foreningens navn er ”Grejsdal Lokalhistoriske Arkiv”
2: Grejsdal lokalhistoriske Arkiv indsamler, opbevarer, registrerer og formidler arkivmateriale vedrørende Grejsdalen. Det sker i overensstemmelse med ”retningslinjer for det lokalhistoriske arkivsamarbejde i Vejle Kommune”
Foreningen er repræsenteret i Vejle Lokalhistoriske Udvalg. I arkivvirksomheden er foreningen at opfatte som en afdeling af Vejle Stadsarkiv og ved en eventuel opløsning af Arkivet, overgår det indsamlede arkivmateriale til Vejle Stadsarkiv.
2: Foreningen kan tage initiativ til at medvirke i lokalhistoriske projekter. Eks: arrangere udstillinger og rundvisninger, holde foredrag, udgive historisk materiale/bøger og andre aktiviteter.
2b: Hvis der etableres lokalhistoriske arkiver i Hover og Hornstrup, skal der laves en aftale om samarbejde og eventuel deling af indsamlingsområdet.
3: Ret til medlemskab af foreningen har enkeltpersoner, virksomheder, foreninger og institutioner, som vil arbejde for foreningens formål
4: Den ordinære generalforsamling afholdes hvert år i årets første kvartal. Indkaldelsen sker med tre ugers varsel ved skriftlig meddelelse gennem foreningens nyhedsbrev, som alle medlemmer modtager. Indkaldelsen skal indeholde en dagsorden. Forslag, der ønskes behandlet på generalforsamlingen skal være formanden i hænde senest en uge før generalforsamlingen.
5: Dagsorden for den årlige generalforsamling omfatter behandling af følgende punkter:
1. Valg af dirigent
2. Bestyrelsens beretning for det forløbne års virksomhed
3. Fremlæggelse og godkendelse af årsregnskab
4. Behandling af indkomne forslag
5. Fastsættelse af kontingent
6. Valg til bestyrelse
7. Valg af suppleanter
8. Valg af bilagskontrollanter
9. Eventuelt
6: Ekstraordinær generalforsamling kan indkaldes, når bestyrelsen finder det påkrævet, eller skal indkaldes, når mindst en tredjedel af medlemmerne skriftligt forlanger det. Sådanne generalforsamlinger indkaldes med samme varsel som den ordinære generalforsamling.
7: Generalforsamlingen træffer sine beslutninger med simpelt flertal. Såfremt en fremmødt kræver skriftlig afstemning, skal det imødekommes. Hvis der er lige mange stemmer for og imod et forslag til beslutning, er forslaget ikke vedtaget. Ved valg af medlemmer til bestyrelsen i foreningen afgøres valget i tilfælde af stemmelighed ved lodtrækning.
8: Foreningen ledes af en bestyrelse på mindst 3 medlemmer, som dog kan udvides til 7 medlemmer. De to vælges i lige år, de øvrige i ulige år. Ligeledes kan Vejle Stadsarkiv/ Vejle museum udpege et medlem til bestyrelsen.
Der vælges to suppleanter hvert år, som kan deltage i bestyrelsesmøderne. Dersom et medlem er varigt eller for længere tid forhindret i at varetage sit hverv, indtræder en suppleant i bestyrelsen. Bestyrelsen vælger af sin midte en formand, en kasserer og en sekretær. Alle hverv er ulønnede. Bestyrelsen kan antage lønnet hjælp
9: Foreningens regnskabsår er kalenderåret.
10: Foreningen tegnes af formanden og kassereren.
11: Foreningen kan opløses ved en beslutning på en generalforsamling, hvor mindst en tredjedel af medlemmerne er til stede. Er dette antal ikke til stede, kan beslutning om opløsning træffes ved simpelt flertal på en ny generalforsamling, indkaldt med 14 dages varsel, senest to måneder efter den første.
Dersom foreningen ved opløsning ejer formue, det være sig penge, inventar eller fast ejendom, vil disse midler – efter at alle forpligtigelser er afviklet – være at overdrage til Arkivsamvirket.
Således vedtaget på generalforsamlingen den 27. januar 2024.